Essere Produttivi

25 Agosto 2019 / Leave a Comment

Costantemente siamo sottoposti a maggiori carichi, sia lavorativi che di impegni in generale; come fare quindi per essere produttivi al massimo e godere di maggior tempo libero?

Già, perché alla fine il grande vantaggio di essere maggiormente produttivi non è quello di diventare il pollo che si è consumato per la carriera, bensì godere di più tempo libero per te stesso, per la tua famiglia, per coltivare i tuoi hobbies…

Sai cosa stai facendo?

Per iniziare, occorre essere sicuri che hai in chiaro quali compiti e lavori hai da adempiere: ti sei già posto le domande “per cosa sono pagato?”, “qual’è il compito per il quale sono uno specialista?”, “cosa devo fare e come?”, …

Sembra assurdo, ma molte persone non sanno esattamente per cosa sono pagate. Pensano: “beh, certo, devo accogliere la clientela”, “devo registrare i pagamenti”, “Riparo i mobili”, …

Siete sicuri che queste siano le vostre mansioni?

Se banalizzate la vostra professione iniziate da qui…: prefissatevi di cominciare ogni giornata con l’impostazione mentale “il mio lavoro è trovare soluzioni ai problemi dei clienti della mia attività!”, e ripetetevelo come mantra.

Come potete vedere sul mio profilo Instagram, non ho messo che il mio lavoro è “agopuntore”, “terapista”, “consulente” o quant’altro…, ma:

“Trovo Soluzioni”

Pressoché ogni attività lavorativa è una figura necessariamente specialistica, per semplice che tale specialità possa apparire, atta a risolvere i problemi che la clientela vi pone.

In questo senso ogni lavoro che esercitate non è altro che “Trovare Soluzioni” secondo la vostra specialità del vostro settore…

…e spesso anche oltre!

Avere l’impostazione mentale di essere “colui che trova soluzioni”, vi permetterà in seguito di sviluppare il concetto di “evoluzione lavorativa”, quindi, di migliorare attivamente la vostra attività invece di andare passivamente a timbrare il cartellino.

Ottimo, ora non ci resta che diventare buoni problem-solver:

Suddividi i compiti

Il primo passo è quello di imparare a suddividere in categorie le mansioni da svolgere.

Abbiamo già visto che il nostro lavoro consiste nel risolvere dei problemi, ma occorre anche avere un metodo di base per organizzarsi nel farlo.

Quasi in ogni realtà ci saremo sommersi da telefonate, mail, messaggi, riunioni, colloqui, pranzi, ecc.

Senza un metodo adeguato per affrontare tutte queste richieste saremmo in balia del lavoro, e perderemmo del tempo utile per poter svolgere il nostro compito primario: trovare soluzioni.

Classare gli obbiettivi

Ci sono obbiettivi che si vogliono raggiungere a breve, medio e lungo termine…: quali sono i tuoi? Li hai scritti?

È fondamentale evitare di lasciare al caso la buona riuscita dei tuoi obbiettivi: programma in anticipo, quindi lavora per attenerti al programma.

Scrivi i tuoi obbiettivi.

Inizia creando una “tabellina” in cui dividere accuratamente quali sono gli obbiettivi (o mansioni) che vuoi svolgere entro domani, entro fine settimana, un mese, tre mesi, sei mesi ed infine un anno.

Programma in anticipo!

Ogni sera, prima di staccare dal lavoro, programma già l’obbiettivo da svolgere l’indomani. Inoltre aggiorna la tabellina degli altri obbiettivi segnando i progressi già fatti e quali sono ancora i compiti da svolgere.

La programmazione diurna è relativa, e deve tenere in considerazione dei fattori:

Importante e Urgente

Nello stabilire il tuo programma, il fattore principale è riuscire a comprendere cosa è “Importante” e cosa è “Urgente”.

Possiamo definire come un compito importante ciò che è determinante per arrivare al tuo obbiettivo. Sono quel tipo di attività che corrispondono all’80% della tua resa lavorativa, ed una volta svolte sei un passo avanti.

I compiti urgenti, invece, sono quelli che si intromettono nel tuo lavoro “importante”, e che necessitano priorità. Corrispondono a quel tipo di attività che vanno svolte, ma in genere, non fanno null’altro che causare inutile stress e perdita di tempo.

Compiti importanti e urgenti possono combinarsi.

Ci possono essere delle mansioni che sono importanti e urgenti, va da sé che sono le attività che hanno la priorità assoluta. Sono quel tipo di compiti che ci permettono di progredire tempestivamente.

Le mansioni importanti e non-urgenti sono invece quelle che dobbiamo mettere nella seconda fila di priorità. Sono quel tipo di attività che ci permettono di evolvere professionalmente, e che quindi ci possono portare presto a delegare altri compiti.

Le attività urgenti e importanti, sono quel tipo di compiti in cui prevale l’urgenza, ma che alla fine ci portano avanti. L’esempio migliore che mi viene in mente è “pagare le tasse” o “pagare i contributi”.

Ciò che classificheremo come urgente ma non-importante, è un puro fastidio, sono compiti che dovremmo pian piano riuscire a delegare. Queste attività, se svolte da noi in prima persona, ci tolgono il tempo utile per esercitare ciò che ci fa progredire: ne deriva uno stallo nell’evoluzione lavorativa.

Dovremmo, invece, imparare ad eliminare dalla nostra tabellina tutti i compiti che sono non-urgenti e non-importanti. Sono tutte quelle attività che ci fanno perdere tempo, e che non rendono nulla.

Non è così semplice!

Purtroppo le cose nella realtà sono un po’ più complesse, anche perché i fattori “importanza” e “urgenza” sono relativi al fattore di prevalenza percentuale.

Ovvero, non esiste solo “importante” e “non-importante”…, ma vi sono varie sfumature del grado di importanza; lo stesso vale per l’urgenza.

Let’s colour!

A maggior ragione risulta importante programmare le attività da svolgere indicandone il grado di importanza ed urgenza.

Ad esempio potremmo usare i colori:

Rosso: molto importante / molto urgente
Arancione: abbastanza importante / abbastanza urgente
Giallo: importante / urgente
Verde: non importante / non urgente

I compiti che hanno due pallini rossi o rosso e arancione sono prioritari, i doppi-arancioni sono secondari, le sfumature giallo-arancioni sono terziari, i compiti giallo-verdi sono da delegare, e le mansioni totalmente verdi sono da eliminare.

Per avere tempo investi in te stesso.

Un altro fattore importante e da non sottovalutare è che se vuoi essere performante a livello professionale, devi investire sulla tua capacità di performare nel privato!

Allenati.

Il cervello lavora bene se è ossigenato.

Indipendentemente da quante cose hai da fare, prenderti un’oretta al mattino per allenarti (che è poi davvero poco…), ti permette di incrementare il tuo livello energetico globale e quindi ad essere più performante in ciò che farai.

Anche se agli inizi ti sembrerà di perdere un’ora…, in realtà stai guadagnando in “resa”.

Pensa a quanto tempo perdi perché sei cotto, stanco, “saturo”, o perché senti che “ti serve un caffè per ripigliarti”…

…allenandoti adeguatamente in palestra queste sensazioni svaniscono; ciò che sarai in grado di produrre nel tempo lavorativo sarà quindi più performante.

Mangia Smart.

L’alimentazione c’entra sempre!

Se mangi cibi che ti appesantiscono, il cervello si annebbia, il metabolismo rallenta, e il vostro livello energetico diminuisce.

Questo, in quanto i cibi “impegnativi” richiedono uno sforzo maggiore da parte del tuo organismo per poterli elaborare (digerire). Di conseguenza non ci sarà abbastanza energia per sostenere le facoltà mentali.

In Medicina Cinese ed in Agopuntura tali alimenti fanno parte di categorie ben chiare, ma per poterlo sapere dovrete prendere un appuntamento!

Scherzo…

…ve lo dico volentieri!

I cibi da evitare sono quelli di natura Fredda e Umida. Anche qui i fattori si possono combinare ed articolare.

Gli alimenti peggiori sono quelli di natura sia Fredda che Umida, come ad esempio lo Joghurt, i latticini in genere, ecc.

Sono da evitare anche gli alimenti Freddi: insalata, cibi presi direttamente dal frigorifero, tofu, sale, ecc.

Come pure gli alimenti Umidificanti: formaggi, zucchero, lieviti, birra, …

Ci tengo a precisarlo: la scelta degli alimenti corretti, e di quelli da evitare dipende anche dal vostro quadro generale…, quindi alla fine un appuntamento vi tocca prenderlo comunque…

Però iniziare ad evitare quelli sopra elencati vi permetterà di iniziare a carburare meglio e ad evitare che il cervello s’impasti!